Politique de confidentialité
BUT ET ENVERGURE
Northumberland Ferries Ltd (“NFL”) et Bay Ferries Ltd (“BFL”) sont engagés à répondre aux besoins de notre clientèle, nos employé(e)s et les membres du grand public tout en respectant avec toute loi sur la vie privée, y inclut la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (“PRPDE”).
Cette politique s'applique à l'information personnelle recueillie concernant des individus qui pourraient être identifiée, utilisée, dévoilée ou emmagasinée par NFL et BFL, respectivement, en cours de nos activités commerciales.
NFL et BFL sont tous les deux obligés et engagés à respecter la PRPDE, et cette politique, en rapport à l'information personnelle chacun de nous recueille, utilise et dévoile.
Cette politique s'applique à toute information personnelle présentement en garde ou sous contrôle de NFL et BFL, respectivement, et toute information personnelle que nous acquiers ou recueillirons subséquemment.
Tous les directeurs, employé(e)s et agent(e)s de NFL et BFL doivent respecter cette politique.
NFL doit également respecter la PRPDE et cette politique en partageant de l'information personnelle avec BFL et vice versa.
DÉFINITIONS
Les définitions des termes qui suivent sont utilisés dans l'ensemble de cette politique:
- (a) “collection” veut dire le fait de recueillir, acquérir, enregistrer ou obtenir de l'information personnelle de n'importe quelle source, qui comprend des tierces parties, par tous les moyens, soit écrite ou verbal;
- (b) “client” veut dire un individu qui applique pour utiliser ou qui utilise les produits, services ou facilités de NFL ou BFL, et comprend tout locataire de NFL ou BFL, tout concessionnaire de NFL et BFL, tout sous-locataire de NFL et BFL, tout garant des obligations et tout passager ou autre utilisant les facilités de NFL et BFL.;
- (c) “consentement” veut dire l'accord volontaire pour la collection, l'utilisation ou le dévoilement d'information personnelle;
- (d) “dévoilement” veut dire rendre l'information personnelle disponible à une tierce partie à l'extérieur de soit NFL ou BFL;
- (e) “employé(e)” veut dire n'importe quel(le) employé(e) ou ancien(ne) employé(e) de NFL ou BFL;
- (f) “information personnelle” veut dire de l'information à propos d'une individu indentifiable, soit enregistrée ou non, et comprend, mais n'est pas limité à, tout caractéristique tels que la race, l'origine ethnique, la nationalité, la couleur, l'âge, le sexe, l'état civil, la religion, l'éducation, de l'information médicale, de l'information criminelle, l'historique de l'emploi, l'évaluation du rendement, les actions disciplinaires, de l'adhésion au syndicat du métier, l'historique financière, revenu, dossier de crédit, numéros de cartes de crédit, de l'information ayant rapport à l'existence de dispute entre une employeur/un(e) employé(e), propriétaire/locataire ou commerce/client, d'intentions (telles que l'intention d'acquérir des biens/services ou d'offrir/retirer des services, des adresses de domicile, numéro de téléphone à domicile, autre identificateurs numériques tels les numéros d'assurance sociale et des opinions et évaluations personnelles.) “Information personnelle” ne comprend pas :
- le nom, le titre, adresse commercial ou numéro de téléphone commerciale, d'un employé(e) d'un organisme;
- de l'information qui est couramment disponible au grand public, tels que le nom d'un client, adresse à domicile, numéro de téléphone à domicile, si publié dans un annuaire téléphonique public, disponible à travers l'assistance annuaire ou d'autres sources publiques (par exemple une page web);
- de l'information qui traite seulement d'une entité commerciale ou corporatif;
- l'ensemble de l'information qui ne peut être associé à n'importe quel individu spécifique.
- (g) “tierce partie” veut dire un individu ou organisme à l'extérieur de soit NFL ou BFL;
- (h) “usage” veut dire usage à l'intérieur de NFL et BFL.
LES DIX PRINCIPES
Cette politique a été développée en conformité avec les normes décrit dans la PRPDE y compris l'Annexe 1 du PRPDE, qui est inspirée par le Canadian Standards Association Model Code for the Protection of Personal Information. En recueillant, utilisant et dévoilant de l'information personnelle, nous allons nous conformer aux dispositions de PRPDE, y compris l'Annexe 1.
1. Premier principe - Responsabilité:
NFL et BFL, respectivement, sont responsables pour l'information personnelle en leur garde ou sous leur contrôle, et devra chacun désigner un ou plusieurs individus qui seront responsables pour leur conformité à PRPDE et cette politique.
- 1.1 Le vice-président des services corporatifs de NFL et BFL sera l'individu responsable pour leur conformité à PRPDE et cette politique. Il ou elle devra est reconnu(e) comme l'Agent de confidentialité pour NFL et BFL. L'Agent de confidentialité pour NFL et BFL pourrait, de temps en temps, désigner un ou plusieurs individus à l'intérieur de NFL et BFL d'agir en son nom.
- 1.2 Nous sommes responsables pour l'information personnelle en notre garde ou sous notre contrôle, y compris l'information qui a été transférée à une tierce partie pour traitement. Nous allons utiliser des moyens contractuels ou autre moyens appropriés afin d'assurer que l'information est accordé un niveau comparable de protection lors de son traitement par une tierce partie.
- 1.3 Nous avons adopté des politiques et pratiques qui mettent en oeuvre les principes et procédures indiqués dans la PRPDE et cette politique.
2. Deuxième principe - But d'identification
NFL et BFL, respectivement, identifierons le but dans lequel ils recueilliront de l'information personnelle à ou avant le moment de la cueillette. Les buts pour lesquels que l'information est recueillie, utilisée ou dévoilée par nous doivent être ceux qu'une personne raisonnable considérait appropriés dans les circonstances.
- 2.1 Nous allons documenter les buts pour lesquels on recueille de l'information personnelle.
- 2.2 Chaque individu qui est responsable pour la cueillette d'information personnelle pour soit NFL ou BFL expliquera de façon compréhensible à l'individu à qui il demande de l'information, pourquoi l'information est recueillie. Cela se fera soit au moment de la collecte ou avant le moment de la collecte et pourra, dépendant de la manière que l'information est recueillie, être fait oralement, par écrit ou par voie électronique. Si c'est fait à l'orale, une note sera faite au dossier. Cette politique pourrait être utilisée afin d'identifier ces buts.
- 2.3 Si nous proposons d'utiliser de l'information personnelle que nous avons recueillie dans un but pas déjà identifié, nous identifierons le nouveau but à l'individu en question afin d'utiliser cette information là pour le nouveau but. Le consentement de l'individu devra également être obtenue avant que l'information puisse être utilisée pour ce nouveau but.
- 2.4 L'explication et le consentement auxquels nous référons aux paragraphes 2.2 et 2.3 ne sont pas requises ou le consentement pour la collecte de l'information n'est pas sujet à la loi (voir : paragraphe 3.3).
- 2.5 Le but pour lequel l'information personnelle des employé(e)s de NFL et BFL est recueillie peut comprendre, mais n'est pas limité à :
- l'administration des paies et des bénéfices des employé(e)s
- d'effectuer l'évaluation du rendement des employé(e)s
- d'offrir de la formation des employé(e)s
- d'effectuer des évaluations médicales des employé(e)s, quand de telles évaluations sont requises
- contrôler les présences
- gérer les situations d'incapacité de travail et de retour au travail
- d'effectuer des enquêtes disciplinaires et la prise d'action disciplinaire contre un(e) employé(e)
- la participation dans des négociations de syndicat et d'arbitrage de LABOUR
- d'accroître les mesures de sécurité (par exemple nous utiliserons peut-être des caméras sécuritaires afin de surveiller l'accès, la sortie et l'utilisation des lieux publics et restreints ) - des enseignes sont en place dans les lieux ou sont installés les caméras sécuritaires.
- faciliter le contact en cas d'urgence
- respecter les exigences légales et réglementaires (par exemple des citations et des décisions judiciaires)
- traitement des demandes d'emploi et évaluation de pertinence pour l'emploi
- passer et administrer des contrats d'emploi
- répondre aux demandes de renseignements de la part des
employé(e)s - 2.6 Le but pour lequel l'information personnelle des locataires, des sous-locataires, des concessionnaires est recueillie peut comprendre, mais n'est pas limité à :
- le traitement des demandes de la part des locataires, des sous-locataires, des concessionnaires;
- vérification du crédit et d'autres références;
- administration des ententes avec les locataires, des sous-locataires, des concessionnaires;
- communication avec les locataires, des sous-locataires, des concessionnaires et répondre à leurs demandes de renseignements;
- facturation et collecte de loyer ou d'autres frais, et la mise en application des ententes avec les locataires, des sous-locataires, des concessionnaires ;
- déclaration d'impôts, si nécessaire;
- déclarations aux assureurs, au besoin;
- d'accroître les mesures de sécurité (par exemple nous utiliserons peut-être des caméras sécuritaires afin de surveiller l'accès, la sortie et l'utilisation des lieux publics et restreints ) - des enseignes sont en place dans les lieux ou sont installés les caméras sécuritaires;
- respecter les exigences légales et réglementaires (par exemple des citations et des décisions judiciaires);
- 2.7 Le but pour lequel l'information personnelle des clients est recueillie peut comprendre, mais n'est pas limité à :
- réserver des passages sur un de nos navires (pour des réservations pour le passage entre Yarmouth, Nouvelle-Écosse et Bar Harbor, Maine, nous vous demandons de nous donner vos noms complets, les dates de naissance, les sexes pour tous les passagers, des numéros de téléphone et les codes postaux ou zip);
- offrir d'autres services, produits, ou facilités tels que demandés par les clients ou par un individu;
- traitement des paiement pour les produits, services ou facilités ( par exemple quand le paiement est effectué par carte de crédit);
- répondre aux demandes de renseignements de la part des clients ou d'autres individus;
- d'accroître les mesures de sécurité (par exemple nous utiliserons peut-être des caméras sécuritaires afin de surveiller l'accès, la sortie et l'utilisation des lieux publics et restreints ) - des enseignes sont en place dans les lieux ou sont installés les caméras sécuritaires;
- respecter les exigences légales et réglementaires
3. Troisième principe - Consentement
NFL et BFL, respectivement, requérront la connaissance et le consentement de l'individu pour la cueillette, l'utilisation ou le dévoilement de l'information personnelle, sauf quand le consentement n'est pas requise par la loi sur la vie qui s'applique.
- 3.1 Nous cueillirons l'information personnelle seulement avec la connaissance et le consentement de l'individu en question, sauf quand le consentement n'est pas requise par la loi sur la vie qui s'applique, ou que la cueillette est effectuée sans connaissance ou consentement est permise selon la loi. Le consentement sera obtenu au moment ou avant la cueillette
- 3.2 La manière dans laquelle nous demandons le consentement pourrait varier, dépendant des circonstances et la sorte d'information recueillie Nous pouvons obtenir le consentement soir par des demandes, des formulaires d'inscription ou de contact, des télécopies, du courrier électronique, et conférences téléphoniques.
Un consentement expresse sera habituellement obtenu quand l'information est considérée sensible (telle que l'information médicale). Un consentement tacite est plus généralement accepté lorsqu'une personne raisonnable déduirait que l'employé(e), le client ou tout autre individu ait donné par l'entremise de son action ou de son inaction. - 3.3 Certaines circonstances quand ce consentement n'est pas requis sont: :
- quand nous faisons la cueillette d'information dans l'intérêt de l'individu et le consentement opportun n'est pas disponible, ou pour faire enquête lors d'une rupture de contrat ( par exemple une entente d'emploi ou de location), ou une infraction de la loi;
- lorsque nous utilisons de l'information personnelle sans consentement pour des raisons semblables à ceux qui sont ci-haut décrites, ou dans une situation d'urgence quand la vie, la santé ou la sécurité d'un individu est à risque;
- quand nous dévoilons de l'information à une tierce partie sans consentement pour respecter la loi, ou pour des raisons de sécurité nationale, pour un recouvrement de dette, à nos avocats, lors d'une situation d'urgence quand la vie, la santé ou la sécurité d'un individu est à risque;
- 3.4 Nous ne requérront pas, comme conditions de l'offre de nos produits, services et facilités, qu'un individu consente à la cueillette, l'utilisation ou le dévoilement de l'information au-delà de ce qui est requis afin d'atteindre nos buts explicites et légitime.
- 3.5 Un individu peut retirer son consentement à n'importe quel moment, sujet à des restrictions légaux ou contractuelles et avis raisonnable. Nous informerons des individus désirant retirer leur consentement des retombées de cette action.
4. Quatrième principe - Limiter la cueillette
NFL et BFL, respectivement, limiteront la cueillette d'information personnelle qui est nécessaire afin d'atteindre les buts identifiés par nous. L'information personnelle sera recueillie par des moyens justes et légaux.
- 4.1 Nous n'allons faire la cueillette d'information personnelle au hasard. Le montant et le type d'information recueillie seront limitées à ce qui est nécessaire afin d'atteindre les buts ci-haut mentionnés.
- 4.2 En effectuant la cueillette de l'information, nous utiliserons des moyens justes et légaux et n'égarerons ni tromperons pas des individus concernant le but pour lequel l'information se fait recueillir.
5. Cinquième principe - Limiter l'usage, le dévoilement et la rétention
NFL et BFL, respectivement, n'utiliseront ni dévoileront pas de l'information personnelle que pour les buts pour lesquels elle a été recueilli, sauf qu'avec le consentement de l'individu ou tel que requis par la loi. L'information personnelle sera retenue seulement pour le temps nécessaire afin d'atteindre les buts pour lesquels elle a été recueillie
- 5.1 Nous utiliserons ou dévoileront seulement de l'information personnelle pour des buts légaux et identifiés (sauf dans le cas que l'individu accorde son consentement, ou tel que requis ou permis par la loi).
- 5.2 Quand nous avons l'intention d'utiliser de l'information personnelle pour des buts pas identifiés auparavant, nous allons documenter le nouveau but et devront obtenir le consentement de l'individu avant de nous servir de l'information pour atteindre ce nouveau but (sauf dans le cas que ce consentement n'est pas requis selon la loi).
- 5.3 Nous pouvons dévoiler l'information personnelle de nous employé(e)s aux tierces parties suivants :
- à des tierces parties offrant des services d'administration des paies des employé(e)s ou des bénéfices, ou afin d'obtenir de l'aide ou des conseils en matière de ressources humaines;
- à des représentants du syndicat (lorsque c'est exigé par la loi ou par l'entremise d'une entente collective, ou d'autre part avec le consentement de l'employé(e)) ainsi qu'à des tribunaux du travail.
- à nos conseillers externes (par exemple nos avocats, auditeurs, comptables et conseillers en technologie de l'information);
- à des employeurs potentiels et/ou des institutions financière qui sont à la recherche de références, pourvue que le consentement de l'employé(e)s soit déjà accordé;
- à de acheteurs potentiels ou des acheteurs de notre entreprise;
- à n'importe quel tierce partie qui requiert ou qui permet le dévoilement selon la loi (par exemple l'Agence des douanes et du revenu du Canada)
- 5.4 Nous pourrons dévoiler l'information personnelle des locataires ou concessionnaires, ou d'autres clients aux tierces parties suivantes :
- à une tierce partie nommé comme référence pour crédit ou autre par un locataire ou un concessionnaire;
- à une agence de crédit ou le locataire ou le concessionnaires nous a autorisé d'effectuer une vérification du crédit. ;
- à nos prêteurs, si nécessaire et au besoin;
- aux autorités gouvernementaux du revenu, au besoin;
- à une tierce partie qui traite des transactions de carte de crédit;
- à une tierce partie qui offre un service de recouvrement de dettes;
- à nos conseillers externes, si nécessaire et au besoin (par exemple nos avocats, auditeurs, comptables et conseillers en technologie de l'information);
- à nos assureurs, si nécessaire et au besoin;
- aux locataires et aux concessionnaires potentiels, ou aux agents d'immeuble(le dévoilement est limité aux noms, espaces et frais de loyer des locataires et des concessionnaires existants);
- à des acheteurs ou des acheteurs potentiels de l'entreprise;
- ou le dévoilement est requis et permis selon la loi.
- 5.5 À moins d'avoir l'autorisation de l'employé(e), du client ou d'autre individu, nous ne vendrons, ni louerons à bail, ni échangerons de l'information personnelle à une tierce partie.
- 5.6 L'information personnelle sera garde que pour le temps nécessaire ou ayant rapport pour les buts identifiés et légitimes, ou tel que requis ou permis par la loi. Quand l'information personnelle a été utilisée afin de faire une décision concernant un individu, nous retenons cette information personnelle pour une période de temps raisonnable afin de permettre l'accès à cette information par l'individu et afin de permettre l'individu d'exhausser tous les recours judiciaires qu'il aurait.
- 5.7 L'information personnelle qui n'est plus requise afin de rejoindre nos buts sera détruite, effacée ou rendue anonyme.
6. Sixième principe - Exactitude
NFL et BFL, respectivement, devront s'assurer que l'information personnelle soit exacte, complète et à jour comme il est nécessaire pour les buts qui leur aideront à atteindre.
- 6.1 L'information personnelle utilisé par nous sera tenue suffisamment exacte, complète et à jour.
- 6.2 Cependant, nous ne mettrons pas à jour de façon régulière l'information personnelle, à moins que cela soit nécessaire afin d'atteindre les buts pour lesquels l'information a été recueillie
7. Septième principe - Sauvegardes
NFL et BFL, respectivement, devront protéger toute information personnelle par l'entremise de mesures de sécurité appropriée pour la qualité de l'information.
- 7.1 Nous sommes engagés à la protection de l'information personnelle qui se trouve entre nos mains et de nous assurer que cette information n'est pas obtenue par d'autres sans le consentement de l'individu.
- 7.2 Nous nous assurerons que les mesures de sécurité soient en place afin de sauvegarder et de protéger l'information personnelle contre tout perte, vol, accès non-autorisé, dévoilement, copiage, utilisation, modification ou destruction.
- 7.3 Nous maintiendrons les sauvegardes et mesures de sécurité appropriées tels que:
- mesures physiques (par exemple offrir et utiliser des classeurs qui ferment à clef pour les copies papier d'information personnelle et restriction de l'accès à ces bureaux)
- mesures techniques (par exemple demande de mots de passe afin d'accéder à l'information personnelle en format électronique et l'utilisation de chiffrement et coupe-feu );
- mesures organisationnels ( par exemple permettre l'accès aux employé(e)s au besoin seulement et formation des employé(e)s).
- 7.4 La nature des sauvegardes mise en place variera selon:
- la qualité de l'information qui a été recueillie;
- les parties à qui l'information sera dévoilée;
- le montant d'information en main;
- le format de l'information, et:
- la sorte d'entreposage.
- 7.5 Chaque directeur, employé(e) et agent(e) de NFL ou BFL seront mis au courant de l'importance de respecter cette politique. N'importe quel directeur, employé(e) et agent(e) qui viole cette politique ou la loi applicable sur la vie privée sera assujetti à de l'action disciplinaire, jusqu'un déplacement, un renvoi ou la terminaison du contrat.
- 7.6 L'information personnelle qui nous est dévoilé par une tierce partie sera protégée par des ententes contractuelles qui stipulent la confidentialité de l'information et le but pour lequel on peut s'en servir.
- 7.7 Nous nous assurons que nos employé(e)s soient au courant de l'importance de maintenir la sécurité et la confidentialité de l'information personnelle.
- 7.8 Nous allons faire attention lorsqu'on dispose de où qu'on détruit l'information personnelle et nous ferons en sorte que personne ne puisse récupérer cette information.
8. Huitième principe - Transparence
NFL et BFL, respectivement, devront rendre accessibles à leurs employé(e)s, clients et autres individus, de l'information spécifique au sujet de nos politiques et procédures en rapport avec la gestion de l'information personnelle.
- 8.1 Nous serons honnêtes au sujet de nos politiques et procédures ayant rapport à la gestion de l'information personnelle, au nom de notre Agent de la vie privée, ainsi que ses coordonnées.
- 8.2 L'information sera être rendu accessible aux employé(e)s, aux clients de NFL et de BFL ainsi que tout autre individu qui en font la demande par écrit et sera également disponible sur nos sites web.
9. Neuvième principe - Accès individuel
NFL et BFL, respectivement, devront sur demande, informer un individu de l'existence, l'usage et le dévoilement de son information personnelle et lui y offriront l'accès à cette information sauf quand ce n'est pas permit ou requis par la loi de ne pas dévoiler l'information personnelle à l'individu.
- 9.1 Sur demande écrite, nous informerons un employé(e), un client ou tout autre individu quand à l'information personnelle que nous avons en main à propos de l'individu (sauf quand cela est requis ou pas permis selon la loi de ne pas dévoiler cette information personnelle) et lui offriront une occasion raisonnable de réviser l'information personnelle dans son dossier à coût minime ou gratuitement. Nous offrirons également un compte-rendu de l'usage de l'information personnelle et des tierces parties à qui l'information a été dévoilée.
- 9.2 Un(e) employé(e) peut obtenir l'information ou chercher à accéder à son dossier en contactant son superviseur immédiat.
- 9.3 Un client peut obtenir l'information ou chercher à accéder à son dossier en contactant l'Agent de confidentialité de NFL ou BFL.
- 9.4 Normalement nous répondrons à des demandes pour l'accès à l'information personnelle à l'intérieur de 30 jours, cependant, cette période de temps pourrait être prolongé sous la loi PRPDE pour 30 jours supplémentaires.
- 9.5 Dans certaines circonstances, nous ne sommes pas obligés de permettre l'accès à l'information personnelle dans nos dossiers. Dans le cas que nous refusons l'accès une telle demande, nous, à l'intérieur du période auquel nous référons dans le paragraphe 9.4, vous donnerons les raisons pourquoi et aviserons l'individu à son recours sous les lois sur la vie privée qui s'appliquent.
- 9.6 Un individu a également le droit de faire la demande, par écrit, pour que nous corrigions de l'information personnelle qui nous avons en main et sous notre contrôle. Nous allons rapidement corriger ou compléter l'information inexacte ou incomplète. Toute différences non-résolues quant à l'exactitude ou l'état de complétion de l'information seront notées dans le dossier du client. Quand c'est approprié , nous transmettrons aux tierces parties qui ont eu l'accès à l'information en question toute information amendée ou les informerons de l'existence des différences non-résolues.
10. Dixième principe - Mettre en question la conformité
Un employé(e) individuel(le) ou un client sera capable de mettre en question la conformité des provisions de cette politique auprès de l'Agent(e) de la vie privée de NFL ou BFL, tel qu'applicable.
- 10.1 Nous maintiendrons les procédures pour adresser et pour répondre à toutes demandes ou plaintes de la part de nos employé (e)s et clients au sujet de notre traitement de l'information personnelle.
- 10.2 Nous informerons nos employé(e)s, nos clients et tout autre individu qui font demande ou plainte, au sujet de l'existence de ces procédures ainsi que l'accessibilité aux procédures de plainte.
- 10.3 Nous ferons enquête toute plainte écrite au sujet de la conformité avec cette politique. Si nous trouvons une plainte justifiée, nous prendrons les mesures nécessaires pour résoudre la plainte.
- 10.4 Si un individu n'est pas satisfait avec la réponse de la part de l'Agent(e) de confidentialité de NFL ou BFL, l'individu pourrait avoir recours à d'autres remèdes sous la loi application sur la vie privée.
- 10.5 Tout individu ayant une demande ou une plainte peut contacter notre Agent de confidentialité:
Gordon MacRae
Vice-président - Services corporatifs
Northumberland Ferries Limited/Bay Ferries Limited
C.P. 634
94 rue Water
Charlottetown, Î.-P.-É. C1A 7L3
Téléphone: 902-566-3838
Télécopieur: 902-566-1550
Courriel: gmacrae@nfl.bay.com
Date d'entrée en vigueur et amendement
Cette politique est en vigueur depuis le 1er janvier 2004. Nous réservons le droit d'amender cette politique de temps en temps pour n'importe quelle raison.
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